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A Transformação Digital no Fechamento de Acordos Comerciais: Um Estudo de Caso
Em um mundo empresarial cada vez mais acelerado, a eficiência e a inovação tornam-se pilares essenciais para a sobrevivência e o sucesso de qualquer organização. Este artigo discorre sobre um estudo de caso que evidencia o poder transformador da tecnologia no processo de fechamento de acordos comerciais de uma empresa brasileira. O cenário pré-intervenção era marcado por desafios significativos, mas, por meio de estratégias assertivas e tecnologia, foi possível revolucionar a dinâmica de trabalho, gerando resultados notáveis.
O Problema
Anteriormente, o processo de fechamento de acordos comerciais da empresa levava aproximadamente uma semana por mês para ser concluído. Este procedimento era notavelmente ineficiente e envolvia várias áreas da empresa, operando majoritariamente através de planilhas e, em alguns casos, papéis físicos com necessidade de escaneamento de documentos. Essa abordagem não só retardava as operações, mas também propiciava um terreno fértil para erros e inconsistências.
Um dos problemas mais críticos era a falta de controle sobre os limites dos valores de acordos comerciais. Frequentemente, os valores ultrapassavam os limites estabelecidos, e não era claro onde ou como essas transgressões ocorriam. Adicionalmente, a ausência de um sistema de validação para a concretização de acordos contribuía para uma gestão comercial caótica e vulnerável a falhas.
A Solução
A solução emergiu de um esforço colaborativo e ouvinte. Todas as áreas envolvidas foram consultadas, permitindo uma compreensão abrangente das necessidades e desafios enfrentados. A partir dessa coleta de informações, foi possível transcrever todas as necessidades para um sistema unificado.
O primeiro passo foi a eliminação dos processos manuais e a digitalização de toda a documentação envolvida. Esse movimento para o digital não só agilizou o processo como também contribuiu para a sustentabilidade ao eliminar o uso de papel.
Além disso, foi estabelecida uma nova estrutura de times, com o desenvolvimento de limites específicos para acordos comerciais, adaptados às regras particulares de cada área ou equipe. Essa customização assegurou que os procedimentos fossem tanto eficazes quanto alinhados às necessidades específicas de cada segmento da empresa.
Desafios
Um dos maiores desafios enfrentados foi a necessidade de ouvir, entender e atender às demandas de mais de seis áreas diferentes, cada uma com suas particularidades e requisitos. A complexidade deste empreendimento não deve ser subestimada, exigindo uma coordenação meticulosa e um profundo compromisso com a comunicação eficaz.
Ganhos
A transformação digital do processo de fechamento de acordos comerciais trouxe ganhos impressionantes. O que antes levava uma semana agora é concluído em apenas 5 horas, uma vez por mês. Essa otimização não só melhorou a eficiência operacional, mas também aumentou a precisão e a confiabilidade dos acordos comerciais.
Conclusão
Este estudo de caso exemplifica como a tecnologia pode ser uma poderosa aliada na resolução de problemas complexos dentro das organizações. Ao adotar uma abordagem sistemática e digital, foi possível transformar um processo anteriormente moroso e propenso a erros em um modelo de eficiência e precisão. Tal transformação não apenas beneficia a gestão interna, mas também reforça a posição da empresa no mercado, preparando-a melhor para os desafios futuros. Este caso deixa claro que, no ambiente empresarial moderno, a inovação tecnológica é indispensável para a competitividade e o crescimento sustentável.
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