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Pode-se dizer que 99% das empresas possui Internet: é preciso dela para ficar informado sobre o mercado consumidor, para contatar parceiros e até para vender. Contudo, existem muitas que ainda não desfrutam da Intranet, que é uma espécie diferente de conexão: enquanto a Internet faz com que a empresa esteja em contato com o que está fora dela, o Intranet é um meio de comunicação unicamente para os que são funcionários.
As empresas que o possuem podem chama-lo genericamente de “sistema”. Nesse software, os setores podem comunicar-se de forma sigilosa e diferentes dados são guardados, podendo ser verificado por qualquer colaborador. Aliás, todos possuem a sua senha e todo tipo de estabelecimento pode ter Intranet, como as lojas: elas têm um “sistema” no qual ficam as informações dos itens vendidos e até dos funcionários, além do chat.
Quando instalar um Intranet
As empresas podem colocar esse sistema desde o seu início, desde que seja adaptado. Por exemplo: quando a corporação é bem grande, é preciso que ele tenha mais memória e desejável que exista a parte de chat, o que vai deixar que os colaboradores conversem e as informações fiquem sempre restritas à empresa.
Por outro lado, a companhia menor pode usar um sistema que apenas para que os produtos sejam registrados. Afinal, não é tão necessário um sistema de comunicação quando há poucos setores e, muitas vezes, poucos funcionários.
1) Menos custos para se comunicar
Se as empresas utilizam demais o telefone ou se precisam sempre imprimir memorandos e outras coisas para se comunicar, é uma certeza que os gastos serão bem maiores. Por outro lado, qualquer assunto pode ser rapidamente tratado por meio do Intranet: desde um aviso de que existe uma reunião até a resolução de algum tipo de problema. Tudo isso sem qualquer gasto a mais a não ser aquele para a instalação desse sistema.
2) Escritórios mais eficientes
Sem que os profissionais precisem ficar procurando outros para resolver situações, a eficiência fica potencializada. Afinal, é melhor que a pessoa converse sobre aquele problema usando o sistema e, enquanto isso, fazendo outras atividades, do que estar ao telefone: além de ele não desempenhar mais nada durante aquele tempo, a poluição sonora pode ser um obstáculo para os outros colaboradores que precisam concentrar-se.
Mais um ponto importante é que as conversas por meio desse sistema ficam registradas. Assim, se o colaborador esquecer qualquer coisa que foi acertada, pode revê-la: se a conversa tivesse sido através de telefone ou até pessoalmente, seria possível que ele esquecesse e tivesse de procurar novamente aquele colega, desperdiçando tempo.
3) Divulgação interna
Se o setor de Recursos Humanos pretende fornecer um treinamento, ele pode mandar para os colaboradores através do Intranet em vez de imprimir um aviso e deixa-lo em cada um dos setores. O sistema também ajuda quando se tem divulgação a respeito de promoções internas para os funcionários ou eventos comemorativos.
É claro que as repreensões também podem ser por esse software. Se é preciso repreender algum colaborador de forma privada, a mensagem será mandada somente para essa pessoa. Por outro lado, se é uma repreensão geral, o aviso sobre a conduta pode ser encaminhado para todos, facilitando a melhora da conduta.
4) Identidade
Quando a empresa possui um sistema de comunicação informatizada, fica mais clara a ideia de que ela é um organismo. Sendo assim, quando os colaboradores novos recebem o seu acesso é como se eles estivessem mesmo sendo incorporados à companhia.
5) Privacidade
Se o funcionário quer conversar com o seu superior sobre algum assunto particular, mas eles não conseguem ver-se por causa dos compromissos, ele pode encaminhar uma mensagem privada. Isso pode deixar os funcionários, especialmente os mais novos, um pouco mais à vontade para tirar dúvidas.
6) Proximidade
Um dos caminhos para que as empresas cresçam é todos os setores terem união. Mesmo que cada setor tenha as suas ocupações e seja responsável por um tipo de coisa, todos têm de estar em uníssono, pois o objetivo da corporação, que é o crescimento, abrange a todos.
Utilizando um Intranet, absolutamente todos os setores passam a poder comunicar-se de modo rápido. Se o Recursos Humanos fica em um prédio e o setor de Produção fica em outro, eles dialogam de maneira eficiente mesmo assim.
7) Pesquisas de opinião
As grandes corporações sabem que acompanhar a opinião dos seus colaboradores é primordial para que conflitos sejam resolvidos e mesmo para que novas ideias apareçam. É por isso que elas tendem a realizar pesquisas de opinião, que são feitas em papel ou em reuniões.
Todavia, usando um sistema interno, todos opinam com muito mais comodidade e sem que o seu serviço seja parado. Se o RH encaminha algum questionário a respeito de uma situação, ele fornece o prazo e os colaboradores, quando estiverem com mais tempo, abrem-no e respondem. Isso faz até com que a opinião seja mais sincera: não tendo de encarar os seus superiores ao opinar, como ocorre nas reuniões, eles podem realmente se expressar.
8) Produtos organizados
Quando o vendedor precisa falar para o cliente sobre algum serviço ou algum produto e não tem certeza sobre o seu preço e outros dados, ele pode procurar no Intranet. Dessa maneira, é mais difícil que o cliente fique sem a resposta de que precisa e, em vez disso, a impressão dele será de que a companhia é mesmo muito organizada.
Como se requisita o Intranet
As empresas que querem ter esse sistema interno terão de buscar desenvolvedores de software: pode haver alguns prontos e o desenvolvedor personaliza-los, mas os empreendedores podem encomendar por inteiro também.
Quando o Intranet é adquirido, a empresa tem de falar com o que atua e quais são as funcionalidades que querem nesse sistema. Estando pronto, a companhia que desenvolveu vai ensinar como ele é manuseado e como as senhas dele são feitas. Além disso, ela fará a assistência técnica quando preciso e ofertará algumas atualizações que a empresa paga apenas após a garantia.
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