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A Intranet não pode ser confundida com a Internet: no caso desta, a utilização é para comunicação externa, enquanto que a Intranet serve para que os funcionários falem apenas entre si. Outra utilidade desse sistema é deixar que se consultem os produtos ou os serviços que os consumidores podem requisitar.
As empresas que têm esse sistema têm facilidades variadas, como resposta bastante rápida para qualquer assunto: em vez de se procurar alguém pelo telefone ou de precisar andar pela companhia para localizá-lo, é só encaminhar uma mensagem através desse gestor interno.
Contudo, implementar a Intranet não é suficiente: a empresa precisa saber como fazer a implementação e como orientar os seus funcionários a respeito dela. Quando esse sistema de comunicação não é entendido pelos colaboradores ou eles não o usam corretamente, os resultados não são expressivos como se espera.
1) Escolher um desenvolvedor que seja confiável
A primeira coisa para que as empresas tenham resultado usando o Intranet é que o software seja bem feito. Isso quer dizer que ele não pode apresentar travamentos e que tem de atender ao que a companhia precisa: de nada adianta ele ter funções que os colaboradores não utilizarão e faltar as que seriam necessárias.
Para que ele seja completamente encaixado ao que a companhia quer, é melhor que o desenvolvedor o crie individualmente. Se não for possível, é indicado então que ele tenha mais de um sistema para que o empreendedor escolha e que possa ser modificado.
Outro cuidado é com um desenvolvedor sério. A pessoa que cria esses softwares precisa entender, realmente, de computação e fornecer a assistência técnica. Para conferir se esse sistema interno é aprovado por outras companhias, vale recorrer às redes sociais ou ao Reclame Aqui.
2) Fornecer logo aos seus colaboradores um acesso
Quando um colaborador começa, é natural que ele fique alguns dias sem o seu acesso do sistema interno. No entanto, quanto mais rápido os gestores o fornecerem, mais rápido esse colaborador vai se inteirar. Infelizmente, existem empresas que acabam dando esse acesso muitos dias depois: com isso, a pessoa demora ainda mais para compreender como o Intranet funciona e o trabalho que ela poderia realizar com ele fica atrasado.
3) Fornecer treinamentos
Alguns funcionários podem nunca ter visto aquele sistema interno antes e é por isso que podem aparecer dúvidas sobre como escrever mensagens ou como consultar banco de informações. Dessa forma, é bom que alguém da empresa desenvolvedora dê um treinamento geral quando ele é implementado. Se há apenas um funcionário novo que tem de aprender, os gestores de RH precisam ensiná-lo.
É indicado que os colegas sempre sejam instruídos a tirar as dúvidas dos colegas que estão iniciando. Vale a pena escolher um dos funcionários para que ele fique como tutor daquele novato com relação ao Intranet: sendo assim, se ele ficar perdido, não precisará ir até o RH. Na verdade, até a interação social pode ficar melhor com isso: quando os funcionários ajudam-se, podem criar uma amizade.
Se os desenvolvedores fizerem atualizações muito importantes, é recomendado que um novo treinamento seja disponibilizado. Com isso, essas novidades também serão dominadas pelos funcionários.
4) Fiscalizar periodicamente o sistema
Os colaboradores têm privacidade quando estão utilizando o chat do sistema, mas os gestores podem fazer certa fiscalização. Isso é preciso para que os funcionários saibam que esse Intranet é somente para os temas profissionais; caso contrário, seria como se eles possuíssem um MSN e pudessem tratar de coisas pessoais: certamente, isso faria com que a produtividade fosse menor.
5) Deixar o banco de dados atualizado
Como os colaboradores também precisam do Intranet para saber dos produtos, é vital que qualquer alteração sempre seja registrada ali para que o banco de dados esteja atualizado. Se o produto X não é mais comercializado ou se o seu valor já mudou, por exemplo, isso precisa ser posto no sistema.
6) Restringir quem consegue alterar o banco de dados
É verdade que deixar o banco de dados atualizado, como foi dito agora, é uma obrigatoriedade para quem tem um Intranet. Entretanto, não é indicado que qualquer colaborador possa modificar coisas ali porque, se for assim, o sistema ficará bagunçado.
É preciso que alguns funcionários sejam destacados para realizar as atualizações: se elas forem sobre produtos, as pessoas que atuam no almoxarifado podem fazer isso.
7) Ter um antivírus
Se o computador ficar contaminado com qualquer vírus, esse programa também o será. Por causa disso, as empresas têm sempre de manter algum antivírus em funcionamento e, se possível, que ele seja na versão empresarial.
Mesmo que o colaborador não possa utilizar a Internet enquanto está no expediente, é possível que, devido ao trabalho mesmo, seja necessário colocar algum pen drive ou outro disco removível, o que também pode contaminar e interferir no Intranet.
8) Colocá-lo em todos os computadores
Para que as companhias possam aproveitar de fato o Intranet, ele tem de estar em todos os computadores. Desse modo, os funcionários conseguem utilizar o sistema sempre que eles precisarem, melhorando até mesmo a imagem para os clientes.
Afinal, se o colaborador está atendendo alguém, é melhor se ele puder utilizar qualquer computador mais próximo em vez de procurar algum que tenha o Intranet. Outro meio de o sistema interno ser melhor usado é se os computadores disponíveis estiverem sempre ligados e tendo a sua tela de login já preparada.
9) Disponibilizá-lo para smartphone
Se existir a possibilidade de esse sistema interno ser utilizado nos celulares da empresa, o acesso é ainda mais simples. Vale mencionar que bloquear qualquer smartphone que não seja os corporativos é fundamental para que terceiros não consigam utilizar o Intranet.
10) Ter contato com a assistência técnica
Mesmo que se tenham funcionários que forneçam senhas aos novatos e que possam mexer com os dados de registro, é indispensável que se tenha sempre o contato sua assistência técnica em um local fácil. Com isso, quando os gestores ou o TI não puderem solucionar, pode-se pedir algum técnico especializado.
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