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As empresas podem usar diferentes formas de comunicação, tanto dentre os seus setores quanto com relação ao exterior. Esses sistemas de comunicação corporativo são feitos por companhias especializadas em softwares e existem muitos tipos deles, como os mais complexos e os com menos funcionalidades.
Aliás, é por causa dessa diferença de funções que existem as separações dentre intranet corporativa e portal corporativo. Uma terceira ferramenta para comunicação é a rede social corporativa e os três são necessários para que os processos da empresa, especialmente os que envolvem mais de um setor, sejam satisfatórios.
O que é a intranet corporativa?
A Intranet pode ser vista como um dos sistemas mais simples, servindo exclusivamente para que a companhia comunique-se internamente. Sendo assim, ela é como um programa que todos os computadores da companhia podem ter e que mostra dados para os colaboradores, tais como preços ou características dos seus produtos. Outros dados que a Intranet corporativa pode mostrar são avisos que sejam comuns para todos os funcionários.
É normal que o Intranet também disponibilize algum sistema de conversas instantâneas, mas dos quais só podem participar os funcionários. Dessa maneira, não se pode conversar com algum indivíduo que não faça parte dos colaboradores.
Uma limitação importante desse tipo de software é que ele não pode comunicar-se com nenhum outro programa colaborativo. Isso significa que informações externas, como as da Internet, não podem ser importadas e os dados de consulta ficam restritos àqueles que os gestores puseram no sistema.
Em que consiste o portal corporativo?
O portal corporativo é como se fosse um Intranet, mas com recursos mais variados, sendo o mais relevante o fato de poder comunicar-se com softwares externos. Esse tipo de sistema também pode ter uma caixa de e-mail exclusiva para os colaboradores, deixando que as correspondências um pouco mais elaboradas, inclusive com documentos anexos, possam ser mandadas.
O gerenciamento de todas as informações que são inseridas nesse portal é mais potente e é possível fazer perfis para cada departamento da companhia e também para os funcionários. Apesar da caixa e-mails que é usada para dentro da empresa, os indivíduos que estão no portal corporativo conseguem importar informações.
As redes sociais corporativas são parecidas com as outras?
O termo “rede social” não é por acaso: esse tipo de plataforma é mesmo uma rede completa através da qual os colaboradores podem fazer até postagens. Cada um possui o seu próprio perfil e podem-se ler nele as atribuições naquela empresa e também alguns dados pessoais. Os funcionários de qualquer outro setor e que tenham essa rede social corporativa visualizarão todos os tipos de postagens e podem comentar.
É por causa desse caráter social que essa plataforma é perigosa: apesar de ela integrar os colaboradores de uma forma um pouco menos formal que o Intranet e com muito mais recursos, é mais fácil de essas pessoas empolgarem-se e esquecerem que, mesmo sendo uma rede social, ainda é ambiente de trabalho.
Como que as empresas colocam essas plataformas?
Não importa se a empresa quer inserir o intranet ou se quer o portal, além da rede social: os três sempre são conseguidos procurando um desenvolvedor. Tratando com ele, a empresa vai ter explicações sobre como são os softwares que eles apresentam e qual é o indicado para o perfil da sua corporação.
Os desenvolvedores mostrarão algumas plataformas que estejam prontas para que o empreendedor tenha ideia do que vai ofertar aos seus colaboradores. É nessa hora que ele pode apontar o que ele queria que continuasse no seu próprio sistema ou o que é dispensável, fazendo a sua personalização.
Para as empresas que não ficarem satisfeitos com nenhum dos softwares prontos, o desenvolvedor pode criar um programa que seja apenas delas. Nesse caso, o intranet, por exemplo, pode demorar um pouco mais para ser acessível, mas será diferente daquele usado por qualquer outra empresa.
Pode-se ter os três tipos de plataforma simultaneamente?
Uma vez que o Intranet e o portal corporativo são bastante semelhantes, não é indicado que se coloque os dois na companhia. É mais prático que se decida se é preciso um sistema que se comunique com a parte externa ou não e, dessa forma, usar o portal ou o Intranet mais simples.
Por outro lado, é possível ter um dos dois anteriores e soma-lo à rede social corporativa, pois ela tem um apelo diferente. Contudo, se os dois softwares forem misturados, é importante que os funcionários acessem sempre os dois e que se especifique que os recados, por exemplo, ficarão apenas no portal, enquanto as comunicações de cunho mais social ficam na rede social.
Disciplina dos colaboradores
Esse é um ponto essencial quando se quer usar qualquer plataforma, mas especialmente se for a rede social. Quando esses softwares são disponibilizados, os funcionários precisam ser orientados sobre não os utilizar para os seus assuntos pessoais. Além disso, também se deve esclarecer que “matar tempo” através dessas plataformas não será aceito.
Tratando-se da rede social corporativa, é vital destacar que o feed de notícias somente poderá ter assuntos referentes ao profissional, como links interessantes para qualificação ou atualização de cargo. Não é apropriado que os funcionários coloquem fotos de viagens pessoais, por exemplo: vale reforçar sempre que é uma rede social, mas com cunho corporativo.
Proteção para o Intranet, para o portal e para a rede
Apresentar um antivírus é uma condição vital para que essas três plataformas sejam preservadas, principalmente quando são aquelas que acessam endereços externos. A Internet sempre possui algum software malicioso em circulação e, se os funcionários têm o seu perfil corporativo ou a sua caixa de e-mail contaminada por algum deles, isso pode ser levado para todo o programa.
Algumas plataformas corporativas já têm o antivírus, mas indica-se que se coloque também um software extra e que ele esteja na totalidade dos computadores. Outra indicação importante é que os gestores coloquem os antivírus que são especialmente feitos par as necessidades corporativas e que estejam atualizados.
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